Klicka i innehållsförteckningen för att
komma till önskad del av hjälpen.
Tryck [home] på ditt tangentbord
för att komma tillbaka till innehållsförteckningen
För bästa visning.
Verktyg i MS Internet Explorer välj
Helskärm. Välj även Calibri som Teckensnitt under Internetalternativ fliken Allmänt.
I Mozilla Firefox välj Helskärm
under Visa. Välj Calibri som Teckensnitt under Verktyg, Inställningar
och fliken Innehåll.
Flödesschema för arbetsprocesser i
OLF
Kundregistret
Flik 1 - Adress/Param.
Kundregistret
Flik 2 - Param/Lev.adress
Kundregistret
Flik 3 - Kontaktpersoner
Kundregistret
Flik 5 - Fraktuppgifter
Kundregistret
Flik 6 - Kundinformation
Kundregistret
Flik 7 - OLF parametrar
Kundregistret
Flik 8 - Pris/Valutadiff
Lagerregister
Flik 1 - Allmänt
Lagerregister
Flik 2 - Tillverkad(A/F/X)
Lagerregister
Flik 3 - Köpt(K/C)
Lagerregister
Flik 4 - Planering
Registrera
Kundorder/Försäljningsorder
Orderregistrering
Flik 1 - Huvud 1
Orderregistrering
Flik 2 - Huvud 2
Orderregistrering
Flik 3 - Rader 3
Offertregistrering
Flik 1 - Huvud 1
Offertregistrering
Flik 2 - Huvud 2
Offertregistrering
Flik 3 - Rader
Offertregistrering
Flik 4 - Offertstatus
Registrera/Ändra
faktura - Huvud 1
Registrera/Ändra
Faktura - Huvud 2
Registrera/Ändra
Faktura/Flik Rader
Skapa
kreditfaktura från faktura/Flik Fakturainfo
Skapa
kreditfaktura från faktura/Flik Kreditera rader
Överskådligt flödesschema gällande
arbetsprocesser för dig som registrerar kundorder och/eller utlevererar
artiklar med eller utan koppling till tillverkningsorder.
Fyll i Artikelkod Fyll i Antal Pris och eventuell Rabatt
hämtas från/via Artikel, Kund, Prislista. Spara rad Spara order [F2] Knappen
[Skriv ut] För den enskilda
kundordern går det per orderrad även att ändra Kontering, Pris och
Benämning. Rader Information hämtas
från aktuell kund till den aktuella ordern. Ju mer noggrant ni
har lagt upp artikeln, prislista, prismall och kunden desto fler
styrningar sker automatiskt vilket gör att dagliga rutiner går fortare och
säkrare. Gå
till Kundorder Kundorderhuvud Se till att inställningar i
nedanstående 1. Kunder 2. Artiklar
(Kalkyl/Lager/Förråd) 3. Kontogrupper 4. Prislista 5. Prismall
(kampanj, staffling etc.) Tillverkningsorder Per artikel på varje
kundorderrad kan vi skapa en kopplad tillverkningsorder via en av
knapparna [TO Enskild]
eller [TO Struktur]. När
produktionen är klar Återrapporterar ni innan Utleverans. Ange Utskrift Följesedel Fraktsedel via koppling LogTrade Färdig för faktura. Utleverans Huvud Flik 1 Fyll i kundens beställningsnummer Vår referens hämtas från Handläggare i Kund men går att ändra per
kundorder. Fyll i kundens Leveransadress Huvud Flik 2 Leveransvecka Anmärkning Per kundorderhuvud går det även att ändra
leveranssätt, villkor för betalning och leverans mm.
Sök med [F4]
Nu skapas kundordernummer.
Välj att skicka er orderbekräftelse som e-post eller skriv
ut en papperskopia.
rutiner med flera är korrekta.
pris, ledtid etc.
Slutleverans eller
Delleverans
inköpsordernummer
Referens
förval för orderrad för snabb registrering vid flera rader med samma
leveranstid, kan ändras per rad.
Kundregistret, fliken Adress/Param.
Kundregistret innehåller uppgifter om kunder.
Registreringsbilden består av ett fönster med flera flikar.
Du kan här välja ambitionsnivå, det vill säga hur mycket uppgifter du vill
lägga in.
Flikarna från och med Kundinformation och mot höger är information som
utnyttjas bäst om man samtidigt använder modulen Säljstöd/CRM.
Bland de vanligaste felmeddelanden
man får vid nyupplägg av kund är att uppgifter saknas.
Innan du börjar knappa in en ny kund
måste du se till att du har några begrepp klara:
Gå in i första fliken Param/Lev.adress
och kontrollera uppgifterna där.
Transportsätt
Där du med valknappen anger ett av de Transportsätt du lagt upp i Registervård Allmän/Transportsätt.
Till exempel DHL, Posten, SJ, Schenker, Hämtas etc.
Leveransvillkor
Där du med valknappen anger ett av de Leveransvillkor som du lagt upp i Registervård Allmän/Leveransvillkor.
Till exempel Fraktfritt, Fritt vår fabrik eller FOB, FCA.
Betalningsvillkor
Där du med valknappen anger ett av de Betalningsvillkor som du lagt upp i Registervård Allmän/Betalningsvillkor
där du till exempel har 30 dagar netto etc.
Observera att du här måste ange det antal dagar som systemet skall räkna med,
till exempel 30.
Valuta
Där du med valknappen anger en av de Valutor som du lagt upp i Registervård Allmän/Valuta.
När du har kontrollerat att dessa
begrepp finns definierade kan du börja registrera en ny kund eller kopiera ny
kund från en redan upplagd.
Kundnumret
Skall vara numeriskt, det får bara innehålla siffror, inga bokstäver eller
alfatecken.
Namn
Kan skrivas med versaler eller gemena blandat.
Observera att fältet är sökbart och man måste vara konsekvent.
Att skriva med endast versaler kan vara för läsbarhet vid utskrifter men tar
mycket större plats.
Det finns olika skolor men vi tycker att fördelarna att skriva med versaler
eller gemena blandat överväger.
Kopiera Kund
Det kan du göra med en knapptryckning.
Du väljer ett nytt kundnummer och får med alla uppgifter från den du kopierat
sedan får du gå in och ändra det som behövs
Ett TIPS kan vara att lägga in en slaskkund till exempel Kundnummer 99 Namn
OKÄND med standarduppgifter som du sedan kopierar från.
Kopiera Kund till Lev
Detta är samma som Kopiera Kund med skillnaden att det du kopierat hamnar i
Leverantörsregistret.
Adress
Adress finns med olika betydelse (post)-adressen är den som skrivs ut vid
adressering av brevutskrifter.
Besöksadress
Är mest en upplysning men används som Leveransadress om inget annat är angivet.
Postadress
Består av fältet för postnummer och fältet för ort.
Observera att fälten i olika sammanhang är sökbara och bör därför skrivas
konsekvent.
Med eller utan mellanslag, versaler eller blandat versaler och gemener.
Vi rekommenderar blandat versaler och gemener eftersom land skall skrivas med
versaler.
http://sv.wikipedia.org/wiki/Postadress
Land
Är inte obligatoriskt för svenska kunder, endast upplysning.
Vi rekommenderar att land skall skrivas med versaler.
http://sv.wikipedia.org/wiki/Postadress
Telefon, Fax och Mobil
Skall vara de officiella telefonnumren till företaget.
OBS att även här vara konsekvent med tecken och eventuella mellanslag.
Läs gärna på http://sv.wikipedia.org/wiki/Telefonnummer
Referens
Är kundens officiella referens om det finns någon.
Uppgiften skrivs ut till exempel på faktura.
Under fliken Kontaktperson finns ytterligare möjligheter.
Handläggare
Är vår Handläggare.
Uppgiften skrivs ut till exempel på faktura.
E-post
Här skall det vara kundföretagets officiella E-postadress.
Fritext och Dokument
Kan knytas till Kunden.
Fritexten skrivs inte ut någonstans utan används som intern upplysning.
Dokument kan till exempel vara ett certifieringsdokument som
kunden skickat som fil för att visa företagets status.
Anteckningar
Är till för fria noteringar om kunden.
Denna information skrivs inte ut på några dokument.
Intresse
Kan vara kundens specialiteter eller särskild inriktning eller önskemål som
kunden har.
Verksamhet
Är avsett för basuppgifter enligt branschstandard.
Kundregistret 1.4
Huvudkund
Används i de fall kunden till exempel är moderbolag i en koncern där man också
har dotterbolagen som kunder – eller huvudbolaget i en företagskedja.
Man markerar här ett J om bolaget är ett moderbolag.
Detta ger möjlighet att få statistik samlat på huvudkunden och separat på
respektive kund.
Huvudkund nr
Här skrivs moderbolagets kundnummer.
Numret anges vid registrering av dotterbolagen.
Faktura J/N
Markeras med J för moderbolaget om man vill att moderbolaget skall ha all
fakturering för koncernen.
Kundkategori
Kan användas för att dela upp kunder – likaså Kundkategori klass.
Båda dessa uppgifter får störst effekt vid användning av modulen Säljstöd/CRM.
Säljar id
Ger möjlighet att sätta ansvarig säljare på kunden.
Detta ger exempelvis säljstatistik per säljare.
Noteringsrutan
Noteringsrutan till höger ger möjlighet att göra interna kommentarer om kunden.
Kundregister flik
Param/Lev.adress
Fliken
Parametrar/Leveransadresser styr upp alla de villkor som
avtalats med kunden.
Uppgifterna skall därför fyllas i med omsorg.
Flera av uppgifterna är s.k. tvingande d.v.s. de ger upphov till felmeddelanden
om de saknas.
OBS!
I de fall där valknappar finns i fälten.
Använd alltid dessa!
Klicka, [F4] där valknappen
finns.
Välj i tabellen!
Spara med [F2] så blir allt korrekt
från början!
VAT-nummer
(Value Added Tax…) är det internationella
momsregistreringsnumret.
Momsregistreringsnumret
inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01.
Inga bindestreck eller mellanslag får ingå i numret, som alltså skrivs till
exempel SE999999999901.
Det är viktigt att ange numret korrekt, särskilt vid handel med andra
EG-länder.
Org-nummer
Kundföretagets
organisationsnummer.
Önskar man söka upplysningar om en kund i
Näringslivsregistret eller andra
officiella register är organisationsnummer det snabbaste sättet.
Tips!
Se gärna www.allabolag.se för att få gällande organisationsnummer för den aktuella
kunden.
Landkod
Anger land(SE för Sverige) Klicka på knappen så kommer ett
fönster upp med aktuella landkoder.
Välj och spara [F2].
Landkoder läggs upp i Registervård
Allmän.
Språkval
I Prosmart finns möjlighet till tre standardspråk för
utskrifter av offert, ordererkännande, faktura, inköpsorder etc.
Klicka på knappen och välj språkkod för kunden.
Valutakod
Här anger du den valuta som kunden handlar i gentemot er.
Valutakoder läggs upp i Registervård
Allmän - Valuta.
GANnummer
Är det Kundnummer hos en speditör(ex.vis Schenker) som anges
på frakthandlingar (oftast med streckkod).
Uppgiften används av speditören för fakturering av frakt.
Kreditgräns
Är den gräns i faktureringsvärde som du givit kunden för att
begränsa dina risker.
Uppnådd kreditgräns ger upphov till varning men ej spärr.
Spärr finns däremot på annat sätt – Se Spärr!
Leveransadress
I detta fält anges det adressnr för leveransadresser som
skall vara defaultvärde/standard för kunden.
Leveransadressen kan vid behov ändras på ordern.
Prismall för OLF
För att tillfredsställa behovet av en flexibel prissättning
med differentierade priser,
olika prislistor, stafflade priser, olika prisgrupper etc. så finns Prismall i
Prosmart.
Genom att ange vilken Prismall som gäller för kunden kan vi åstadkomma en
mycket flexibel prissättning.
Begreppet Prismall kräver en utförligare genomgång beroende av krav.
Rabattsats OLF
Om kunden tilldelas en generell rabatt anges rabattsatsen i procent med två
decimaler.
Betalningsvillkor,
Leveransvillkor och Transportsätt
Tre grundläggande begrepp som knappast kräver någon förklaring, dock inte mindre
viktiga!
De ger upphov till felmeddelande om de saknas.
Läggs upp i Registervård – Allmän
Fakturerat innev.år och
Fakturerat föreg.år
Uppgifter som uppdateras i särskild rutin.
Se Registervård OLF – Nytt År-Kund.
I
rutinen Nytt År-Kund är det
vanligast att använda år som period.
När innevarande period har passerats är det dags att definiera om
perioderna.
När detta är gjort markeras Rekonstruktion
av fakturerat och Rekonstruktion av
förbrukat och processen körs igång genom att trycka på [Start].
Fakturerat och Förbrukat beräknas och ackumuleras per artikel och kund till
föregående period och innevarande nollställs.
Från och
med nu ackumuleras alla transaktioner till innevarande period.
Resultatenhet
Kan ibland utnyttjas genom att erhålla statistik för en grupp kunder.
Fantasi och behov får avgöra hur detta används.
Spärr
Att spärra en kund är fullt möjlig.
Ett J i kolumnen spärrar möjligheten att lägga upp nya order etc. på gällande
kundnummer.
Skuldkonto
Används i de fall när förfakturering med avropsfaktura
förekommer.
En skuld bokas vid faktureringstillfället upp mot kunden och avräknas vid varje
avropstillfälle.
Levnr
Anges här som ren information om kunden även är Leverantör.
Förs.konto
Om man önskar ha
ett eget försäljningskonto för en viss kund kommer kontot i detta fält att
överrida alla andra inställningar.
Frasrubrik
Sätter man en frasrubrik här kommer den upp som defaultvärde/standard vid
orderregistrering.
Kan ändras i den enskilda ordern.
Sortimentskod
Den sortimentskod som sättes här kommer som defaultvärde vid
orderregistrering.
Kan ändras i ordern.
Att ha
flera leveransadresser på varje kund blir mer och mer vanligt.
Här ges möjligheten att ha det antal som behövs, och bland dessa ange en
standardadress via adressnr.
Adressnr
Endast
en numrering av raderna med uppgifter
Kundnamn
Är
Kundens namn eller det namn som är adressat.
Fältet är sökbart från en Tabell med uppgift om adress och ort.
Adress, Postnr, Ort, Land, Telefon och Faxnr
Begrepp som inte kräver någon förklaring.
Samtliga är upplysningsfält som används till exempel vid utskrifter av
Följesedlar och Frakthandlingar.
Landkod
Är ett sökbart fält.
Klicka på fältbenämningen Landkod>>
och välj.
Spara sedan med [F2].
Landkoder läggs upp i Registervård –
Allmän.
Pallreg nummer
Är det nummer som speditören använder för pallpoolsuppgifter.
Kundregister flik Param/Lev.adress
Fliken Kontaktpersoner
utnyttjas både i OLF och Säljstöd/CRM.
Personliga relationer är viktigt i all affärsverksamhet därför bör alla
uppgifter i fliken vara korrekta
med både för- och efternamn, alltså inte som i bilden.
I denna flik kan du notera personligt intresse och utskick.
Observera att religion, sexuell läggning är olagligt.
Läs mer om PuL på www.datainspektionen.se och www.riksdagen.se.
Namn
Förnamn och efternamn.
Befattning
Exempelvis Prod ansv, VD, Ägare; Inköpschef et c.
Direkttelefon,
Fax och Mobiltelefon
Skrivs här på samma sätt som ni bestämt att skriva övriga telefonnummer.
I Sverige grupperas telefonnummer av tradition enligt nedanstående exempel för
hög läsbarhet.
Nummerlängd 0+9 siffror: 08-123 456 00, 012-345 67 00,
0123-45 67 00
Nummerlängd 0+8 siffror: 08-123 45 00, 012-34 56 00, 0123-456 00
Nummerlängd 0+7 siffror: 08-12 34 00, 012-345 00
Läs gärna mer om svenska och utländska telefonnummer på http://sv.wikipedia.org/wiki/Telefonnummer.
E-post
Skall här vara kontaktpersonens e-postadress.
Härifrån kan du genom klick på knappen [Sänd
E-post] komma direkt in i din e-posthanterare, t ex MS Outlook.
Intresse
Här kan du genom kommaseparering ange flera av kontaktpersonens intressen såsom
KONST,GOLF,FOTBOLL,JAKT.
Om företaget vill anordna till exempel företagsgolf med kunder, söker du bara
på Intesse GOLF och
kan på så sätt skriva ut adresslistor och adressettiketter för att använda vid
inbjudan.
Utskick
Kan användas på motsvarande sätt som
intresse, men mera allmänt, för att til exempel sända JULKORT.
Kundregister
flik Övrigt
I denna
flik finns möjlighet att ställa in ett antal specialfunktioner som kräver
särskilda tilläggsprogram.
Omräkning i faktura p.g.a. CU-priser
kan användas av de kunder som exempelvis har stort CU-innehåll
(eller annan metall) i sina produkter och som har avtalade priser baserat på
aktuella metallpriser.
Den funktionen kräver dialog med vår Kundsupport!
Till factoring
Ett J i detta fält innebär att all fakturering läses in i ett factoringprogram
kopplat till aktuell bank.
Funktionen kräver dialog med vår Support!
Följande fält anger olika möjligheter att sända externa dokument till kunden.
Om avtal
gjorts med kunden att alla Ordererkännanden skall gå med E-post gå till Alt utskrift order.
Klicka på sökknappen och välj E-post.
Spara med [F2]!
Glöm sedan inte att fylla i E-post adress ute till höger!
På samma sätt görs sedan med Alt
utskrift offert, Alt utskrift
godsavis.
För Alt utskrift faktura
rekommenderar vi utskrift på papper enligt FAR-Förenade Auktoriserade Revisorer.
Inte desto mindre ökar antalet fakturor mer och mer som går via e-post.
Antalet dokument via fax minskar och så gör även de företag som överhuvudtaget
har fax.
Glöm ej att fylla i e-postadress!
Längst ner
på flikens sida finns möjlighet att notera.
Typ av pallflagga
Vilken typ som skall skrivas ut
för denna kund.
Olika kunder kräver olika utskrifter.
Flera typer finns att välja på.
Vårt levnr hos kund
En uppgift som skrivs ut på vissa externa dokument.
Zinkpristillägg
Används av de kunder som använder vår branschversion för Galvaniska
verkstäder.
Kundregister
flik Fraktuppgifter
Fliken Fraktuppgifter fylls i om du använder
någon integration till fraktsystem till exempel Logtrade.
Frakt avsändare
Om annan än det egna företaget skall vara fraktavsändare skrivs avsändarens
kundnummer in här.
Standard fraktid
Är den typ av frakt som beslutats som default mot kunden. Detta styr
frakthandlingarnas utseende.
Kan ändras för varje utleverans.
Fraktid och Betalare
Är två sökbara fält där du kan välja speditör och vem som skall betala
frakten.
Söktabeller ligger bakom.
GAN/Kundnummer
Är ert kundnummer hos speditören.
Pallregnr
Är ert registreringsnummer i pallpoolen.
Kundregister
flik Kundinformation
I fliken Kundinformation kan du göra rubricerade
anteckningar om kunden.
Det kan betyda att du håller reda på kundens typ av utrustning om det är du som
levererar reservdelar eller som här:
Under rubriken KVALITET lägger du upp anteckningar.
Du kan sedan återsöka alla anteckningar med rubriken KVALITET.
Kundregister
flik OLF parametrar
Fliken OLF-parametrar innehåller spårning
mellan Offert, Order och Faktura samt årsuppgifter och snittvärden.
Här har du färsk statistik samlad för Offerter, Order och Fakturering mot kunden.
I fliken finns också samma uppgifter om Kreditgräns och utnyttjad kredit som i
fliken Parametrar/Lev.adresser.
Du kan också här själv notera kundens omsättning och antal anställda etc.
OBS!
För att erhålla korrekta uppgifter i samtliga tabeller i ovanstående bild,
måste du alltid först klicka på knappen [Uppdatera
OLF-uppgifter].
I denna
ruta kan du spåra om offerten blev en order.
Markera ett Offertnr så att raden
får avvikande färg.
Klicka på
Knappen [Order] så får du upp
ordernumret.
Om offerten inte gett upphov till order så får du även besked om detta.
Vill du titta på markerad offert klickar du på knappen [Offert].
Här finns även uppgifter om offerter I
år och Föreg år med Antal, Värde och Snittvärde.
Om det inte finns några offerter registrerade på kunden så är rutan tom.
I denna
ruta kan du spåra om ordern är fakturerad.
Markera ett Ordernr så att raden får
avvikande färg.
Klicka på
Knappen [Faktura] så får du upp
fakturanumret.
Om ordern inte är fakturerad så får du även besked om detta.
Vill du titta på markerad order klickar du på knappen [Order].
Här finns även uppgifter om order I år
och Föreg år med Antal, Värde och Snittvärde.
Om det inte finns några order registrerade på kunden så är rutan tom.
I denna
ruta kan du spåra ordernumret från en faktura.
Markera ett Fakt nr så att raden får
avvikande färg.
Klicka på
knappen [Order] så får du upp
ordernumret.
Om ingen order finns mot fakturan så får du även besked om detta.
Fakturan är då en direktfaktura utan föregående order.
Vill du titta på markerad faktura klickar du på knappen [Faktura].
Här finns även uppgifter om fakturerat I
år och Föreg år med Antal, Värde och Snittvärde.
Om det inte finns några fakturor registrerade på kunden är rutan tom.
Här finns
samma uppgifter om Kreditgräns och
utnyttjad kredit som i fliken Parametrar/Lev.adresser.
Knappen [Rek.kredit] ger möjlighet att
rekonstruera uteliggande krediter.
Klicka på den och du erhåller ett dagsfärskt värde.
Du kan också här själv notera kundens omsättning och antal anställda etc.
Kundregister
flik Pris/Valutadiff
Om man i
sitt Prosmart använder funktionerna för valutatillägg är det viktigt att
för varje kund kunna styra hur det skall slå igenom på fakturan.
Tre alternativ finns
Inget valutatillägg
Denna kund skall alltså inte ha något valutatillägg!
Valutadifftillägg utanför intervallet
Intervallet bestäms av fältet Gräns
för valutadiffomräkning i %.
Kunden skall ha valutatillägg om tilläggets storlek ligger utanför +- X% av
varans pris exklusive valutatillägg.
Alltid valutatillägg
Kunden skall alltid faktureras valutatillägg oavsett hur litet det är.
Om man i
sitt Prosmart använder funktionerna för pristillägg är det viktigt att för
varje kund kunna styra
hur det skall slå igenom på fakturan.
Den vanligaste formen av pristillägg är Legeringstillägg.
Tre alternativ finns.
Inget pristillägg
Denna kund skall alltså aldrig ha något pristillägg!
Pristillägg utanför intervallet
Intervallet bestäms av fältet Gräns
för pristilläggomräkning i %.
Kunden skall ha pristillägg om tilläggets storlek ligger utanför +- X% av
varans pris exklusive pristillägg.
Alltid pristillägg
Kunden skall alltid faktureras pristillägg oavsett hur litet det är.
Lagerregister
Flik Huvud 1
Denna vy används
för att skapa och underhålla lagerartiklar.
En lagerartikel kan vara antingen köpt eller egentillverkad.
Om den är köpt registreras den direkt och underhålls här.
Om den däremot är egentillverkad registreras den som kalkyl och exporteras hit.
Underhåll av lagerunika data görs här.
Data för att beskriva en lagerartikel är indelade i fem flikar.
Allmänt
Allmän och övergripande information behandlas.
Tillverkad(A/F/X)
Data för egentillverkad artikel visas och underhålls.
Köpt(K/C)
Data för köpt artikel visas och underhålls. (C=consignationsartikel)
Planering
Här underhålls parametrar som styr planeringen av artikeln.
Övrigt
Här underhålls diverse parametrar.
Innehållet på fliken kan variera beroende på bransch.
En bra tumregel för att generellt skilja på begreppet Lagerartikel och Förrådsartikel.
Lagerartikel skall levereras till Kund.
Förrådsartikel
skall levereras till egna Produktionen.
Ange Artikelnr
Lagerartikelns nummer.
Det går mycket väl att använda alfanumeriska tecken MEN undvik svenska tecken
ÅÄÖ.
Använd inte specialtecken såsom frågetecken, brädgård (#), asterisk (*),
citationstecken (’eller”), apostrof (John’s), tilde (~), accent (à eller é) och
liknande.
Med andra ord rekommenderar vi i första hand 0 till 9 och även A till Z samt
bindestreck eller snedstreck, de sistnämnda dock ej i början av era
artikelnummer.
Överväg alltid att enbart använda siffror i era artikelnummer,
att alltid ha dem med ett fastlagt antal tecken samt
att låta dem vara ERA EGNA i en löpnummerserie.
Använd inte ett vertikalt streck (benämnt moore tecken eller score tecken)
eftersom systemet använder dem till legoartikel.
Era leverantörers artikelnummer och benämning finns i inköpsprislistan för den
enskilda leverantören.
Era kunders artikelnummer och benämningar skriver ni förslagsvis i fält för
benämning, ritning och anmärkning.
Skriv in ett befintligt artikelnummer, tryck [Enter] och aktuell artikel laddas.
Det går även att trycka [F4] för att
söka på det ni matat in som del av befintligt artikelnummer.
Vill men skapa en ny lagerartikel
som skall köpas och säljas trycker ni först [F5] och skriv in det önskade artikelnumret.
Avsluta med att spara [F2] efter att
ni har matat in korrekta uppgifter.
Obs! Egentillverkad artikel skapas INTE
här utan via Kalkyl.
Ben
Vid [Enter] kommer man vidare
till Benämning (svensk) och kan
fortsätta att registrera artikeln.
Artikelns benämning om den finns sedan tidigare.
Benämning
Artikelns benämning på svenska (max 46 tecken).
Behöver skrivas in endast då du skapar en K-artikel direkt här.
Enhet
Här anges den sort som skall användas för aktuell artikel (ex. ST, KG,
LPM…) 3 tecken.
Endast när du skapar en K-artikel direkt i Lagret.
Enhet exporteras från Kalkyl för en A-artikel och uppdateras direkt i fältet.
Artikelstatus
(se Centrala parametrar)
Knappen Ändra artikelstatus
Det finns möjlighet att ändra artikelstatus på en lagerartikel.
För att detta skall gå rätt till och att alla steg skall utföras
korrekt görs detta genom denna knapp.
Man kan ändra en köpt artikel (K) till egentillverkad (A, F) efter att man
gjort en kalkyl på artikeln
som visar hur den skall tillverkas och vad den består av.
Det går också att ändra en F-artikel till en K-artikel efter att man knutit
artikeln till
minst en leverantör och angivet pris- och leveransvillkor.
Kalkylen kan ligga kvar.
Artikelgrupp
(se Centrala parametrar)
Produktgrupp
(se Centrala parametrar)
Kundnummer
Om artikeln (A-art) tillverkas för en speciell kund och detta är angivet i
kalkyl uppdateras fältet här.
Anmärkning
Anmärkning som endast visas på detta ställe.
Huvudlagerplats
Detta fält är kopplat till Tabell Lagerplats.
I tabellen väljer man in de lagerplatser där denna artikel kan förekomma.
Platserna hämtas ur ett centralt platsregister.
En av dessa platser väljs sedan som Huvudlagerplats.
Denna kommer att väljas på alla ställen i Prosmart där automatiskt platsval
görs.
Artikeln finns på inventeringslista
Om artikeln finns på en inventeringslista som ännu inte är registrerad
visas den listans nummer här.
Tabell Lagerplats>>
Se under Huvudlagerplats.
Knappen [Radera plats]
Knappen används för att ta bort en plats ur tabellen som visar möjliga
platser.
OBS!
Platsen tas inte bort ur det centrala platsregistret.
Vikt/enhet(kg)
Används vid fraktberäkning.
Volym
Används vid fraktberäkning.
Resultatenhet
Används på motsvarande sätt vid kontering av inköp som ovanstående.(Öppnas
med SV81)
Knappen [Fritext]
Detta är ett mera flexibelt sätt att få med text till olika dokument.
Genom att välja någon av rubrikerna beskrivna i den övre delen av bilden kan
texten styras till något av dokumenten Inköpsorder eller Stycklista.
Används
rubriken ANK-KONTROLL skrivs en
begäran om ankomstkontroll ut vid godsmottagningen.
Flera texter kan läggas in för varje artikel.
Rubriker andra är de beskrivna kan användas men skrivs inte ut någonstans.
Knappen [Dokument]
Här kan man knyta valfri typ av dokument till kalkylen.
Ett krav är att det finns som fil och kan nås från Prosmart. Dessutom måste det
finnas
ett lämpligt visningsprogram associerat till filen.
Dokumenthantering kan vara av två typer
1 – Samtliga dokument skall finnas registrerade i dokumentregistret innan de
kan knytas till kalkylen.
2 – Dokumenten knyts direkt i denna funktion och behöver alltså inte finnas
registrerade sedan tidigare.
Knappen [Egenskaper]
Avsett för framtida bruk.
Knappen [Noteringar]
Här finns möjlighet att spara noteringar med rubrik och datum.
Dessa noteringar används inte någon annan stans i Prosmart.
Knappen [Överför artikel till förråd]
Denna funktion är relevant endast för köpartikel (K-artikel) som är upplagd
i lager och som man nu även vill ha i förråd
för att kunna använda i produktionen.
Knappen [Profil]
Ger direktåtkomst till aktuell profil.
Kommando [CTRL] + H för leverantör
Endast relevant för köpartikel där huvudleverantör är registrerad.
Kommandot ger direkthopp till leverantörens prislista.
Lagerregister
Flik Tillverkad(A/F/X)
Här hanteras information som endast är intressant för
en tillverkad artikel (A/F-art) – eller fiktiv X-art.
Här visas kvantiteter
för en artikel som finns både i förråd som halvfabrikat och i lager för
försäljning som t ex reservdel.
Saldo
Vi ser saldo i Lager, Förråd (om den även finns där) och totalt.
Reserverat ut
Detta är de reservationer som gjorts från registrerade Tillverkningsorder
och Kundorder med behov av denna artikel.
Reserverat ut/Förråd kommer alltid från Tillverkningsorder och reserverat
ut/Lager från Kundorder.
Reserverat in
Här ser vi vad som förväntas in till Förråd respektive Lager.
Reserverat in/Förråd kommer alltid från Tillverkningsorder på artikeln.
Reserverat in/Lager förekommer endast om artikeln har artikelstatus =A och
kommer då från Tillverkningsorder på artikeln.
Tips!
Reservationerna kan under vissa omständigheter visa fel.
Därför skall de med jämna mellanrum Rekonstrueras.
Detta gör ni manuellt eller automatiskt genom en inställning i Schema, beskrivs
på annan plats.
Tips!
En motsvarande rutin finns i Registervård OLF där man Rekonstruerar
reserverat antal.
Planerare
I de fall man är flera planerare som sig emellan har delat upp artiklarna
finns här möjlighet att knyta artikeln till en planerare.
Detta skall inte användas om man inte har en strikt uppdelning av artiklarna.
Effekten är tydligast vid till exempel behovsberäkning där resultatet
presenteras och skall åtgärdas per planerare.
Lev. ej fakturerat
I rutan Kvantitet finns även uppgift om värdet på det som är levererat men
ej fakturerat.
Kan vara viktigt vid Inventering!
Saldopåverkan
Det vanligaste är att man vill att saldo skall påverkas vid alla ut- och
inleveranser från och till förråd och lager.
I detta fall sätts Saldopåverkan till J (default).
I vissa fall vill man inte att saldot skall påverkas vid rapportering av
Tillverknings-, Kund- eller Inköpsorder.
Exempel kan vara vissa förbrukningsmaterial, tjänster, transporter o.s.v. Välj
då Saldopåverkan = N.
Man kan alltid påverka saldot med manuella transaktioner.
Förbr. innev. per
Förbr. Föreg. per
Period som här avses bestämmer man själv. Detta görs i modulen Order- Lager
och Fakturering på följande sätt.
Vanligast
är att använda år som period.
Ovan visar att 2009 är innevarande och 2008 föregående period.
När innevarande period har passerats är det dags att definiera om perioderna.
När detta är gjort markeras Rekonstruktion
av fakturerat och Rekonstruktion av
förbrukat och processen körs igång genom att trycka på Start.
Fakturerat och Förbrukat beräknas och ackumuleras per artikel och kund till
föregående period och innevarande nollställs.
Från och med nu ackumuleras alla transaktioner till innevarande period.
Här visas Standardkostnader som hämtats från Kalkylen.
Dessa värden uppdateras när man så
önskar och alltså inte när Kalkylen
räknas om.
Tillverkningskostnad
Den totala tillverkningskostnaden.
Maskinkostnad
Kostnaden att tillverka exklusive material.
Alltså kostnad för maskiner, lokaler, underhåll, löner och
tillverkningsoverhead.
Material exkl. MO
MaterialOmkostnad eller
MaterialOverhead innefattar hemtagnings-, inköps- och lagerkostnader och brukar
vara från någon till 15 procent av inköpskostnaden beroende på verksamhetens
art och hur mycket den skall täcka
Här ser man alltså materialkostnad exklusive MO.
Material inkl. MO
Här ser man materialkostnad inkl. MO.
Prisgrupp
Används vid försäljningsprissättning och kan sättas redan här men hör
egentligen hemma i Lager.
Alla A-artiklar kan delas in i Prisgrupper och hanteras i Prismall för att
erhålla en flexibel och riktad prissättning.
Utbildning och Dialog krävs för att tillfredsställa era behov och krav.
Kontakta Kundsupport innan du börjar uppdatering!
Försäljningspris
Försäljningspris är samma som
Offererat pris i Kalkylen om man tryckt på knappen Upd.pris i Kalkylvyn (se nedan)
I annat fall skrivs det in manuellt och är det pris man önskar för denna
artikel.
Pris i Prislista 1 är alltid identiskt med detta pris (ömsesidigt
uppdaterande).
Upd.pris i Kalkylvyn
Vid tryck kommer Offererat pris att skrivas in i Prislista 1 om detta är
noll.
Knappen [Prisalternativ]
Här ges möjlighet att utöver ett givet försäljningspris ha exempelvis
stafflade priser beroende av mängd etc.
Utbildning och Dialog krävs för att tillfredsställa era behov och krav.
Kontakta Kundsupport innan du börjar användning av denna funktion!
Konteringsgrupp
Begreppet ger en möjlighet att dela in alla artiklar i olika grupper för
försäljningsstatistik.
Konteringsgrupper läggs upp i Registervård
OLF – Redigera – Konteringsgrupp och kan därefter hämtas med valknappen i
fältet.
Vid upplägg av Konteringsgrupp väljer du också vilket försäljningskonto som
artikeln skall konteras mot beroende av vilket land man säljer till.
Försäljningskonto, svenskt
Här anges det svenska försäljningskontot om man inte har någon export
eller om man endast använder ett försäljningskonto oberoende till vilket land
man säljer.
Detta överrids alltid om man valt Konteringsgrupp!
Momskod
Anger vilken momssats som gäller vid försäljning i Sverige.
Momskoder läggs upp i Registervård OLF –
Inställningar - Sida 3
Reklamskatt
Används endast i Prosmart
version för Grafisk Produktion.
Lagerregister
Flik Köpt(K/C)
Här hanteras information som endast är intressant för
en artikel som är köpt (K-art) direkt till Lager.
Här visas
kvantiteter för en köpt artikel som finns både i förråd som halvfabrikat och i
lager för försäljning som till exempel reservdel.
Saldo
Vi ser saldo i Lager, och Förråd om den även finns där, samt totalt.
Reserverat ut
Detta är de reservationer som gjorts från registrerade Tillverkningsorder
och Kundorder med behov av denna artikel.
Reserverat ut/Förråd kommer alltid
från Tillverkningsorder och Reserverat ut/Lager från Kundorder.
Reserverat in
Här ser vi vad som förväntas in till Förråd respektive Lager.
Reserverat in/Förråd kommer alltid från Tillverkningsorder på artikeln.
Reserverat in/Lager förekommer endast om artikeln har artikelstatus =A och
kommer då från Tillverkningsorder på artikeln.
Tips!
Reservationerna kan under vissa omständigheter visa fel.
Därför skall de med jämna mellanrum Rekonstrueras.
Gör detta manuellt via funktion eller automatiskt genom en inställning i Schema
(beskrivs på annan plats)
Tips!
En motsvarande rutin finns i Registervård
OLF där man Rekonstruerar reserverat
antal.
Lev. ej fakturerat
I rutan Kvantitet finns även uppgift om värdet på det som är levererat men
ej fakturerat.
Kan vara viktigt vid Inventering!
Saldopåverkan
Det vanligaste är att man vill att saldo skall påverkas vid alla ut- och
inleveranser från och till förråd och lager.
I detta fall sätts Saldopåverkan till J (default).
I vissa fall vill man inte att saldot skall påverkas vid rapportering av Tillverknings-,
Kund- eller Inköpsorder.
Exempel kan vara vissa förbrukningsmaterial, tjänster, transporter också vidare
Välj då Saldopåverkan = N.
Man kan alltid påverka saldot med manuella transaktioner.
Förbr. innev. per
Förbr. Föreg. per
Period som här avses bestämmer man själv.
Detta görs i modulen Order- Lager och Fakturering på följande sätt.
Vanligast
är att använda år som period.
Ovan visar att 2009 är innevarande och 2008 föregående period.
När innevarande period har passerats är det dags att definiera om perioderna.
När detta är gjort markeras
Rekonstruktion av fakturerat och Rekonstruktion av förbrukat och
processen körs igång genom att trycka på [Start].
Fakturerat och Förbrukat beräknas och ackumuleras per artikel och kund till
föregående period och innevarande nollställs.
From nu ackumuleras alla transaktioner till innevarande period.
Huvudleverantör
Här visas den valde huvudleverantörens id-nummer.
Knappen [Prislista]
Här väljs leverantörer till aktuell artikel tillsammans med pris och övriga
inköpsvillkor.
Ledtid
Här anges inköpsledtiden för aktuell artikel.
Den tid det tar från att beställning är lagd till dess den är hemma och klar
att använda uttryckt i arbetsdagar.
Ledtiden hämtas från huvudleverantören men kan ändras här.
Senaste ank. datum
Datum då den senaste godsmottagningen gjordes på denna artikel.
Inköparkod
I de fall man är flera inköpare som sig emellan har delat upp artiklarna
finns här möjlighet att knyta artikeln till en inköpare.
Detta skall inte användas om man inte har en strikt uppdelning av artiklarna.
Effekten är tydligast vid till exempel behovsberäkning där resultatet
presenteras och skall åtgärdas per inköpare.
Här visas Standardkostnader som hämtats från
huvudleverantören prislista.
Dessa värden uppdateras när man så önskar och alltså inte automatiskt när ett
nytt pris skrivs in i huvudleverantörens prislista.
Inköpskostnad
Hämtats från huvudleverantören prislista.
Knappen [Räkna om Std.kost]
Inköpskostnaden räknas om från huvudleverantörens prislista (se Knappen [Prislista])
varefter Materialkostnaden (= Inköpskostnad x MO-pålägg) beräknas och fyll i.
MO-pålägg
Kostnaden för att hantera material i lager och förråd räknas om till ett
procentuellt pålägg.
MaterialOmkostnad eller
MaterialOverhead innefattar hemtagnings-, inköps- och lagerkostnader och brukar
vara från någon till 15 procent av inköpskostnaden beroende på verksamhetens
art och hur mycket den skall täcka
Materialkostnad
Här ser man inköpt materials kostnad inkl. MO.
Prisgrupp
Används vid försäljningsprissättning och kan sättas redan här men hör
egentligen hemma i Lager.
Alla A-artiklar kan delas in i Prisgrupper och hanteras i Prismall för att
erhålla en flexibel och riktad prissättning.
Utbildning och Dialog krävs för att tillfredsställa era behov och krav.
Kontakta Kundsupport innan du börjar uppdatering!
Försäljningspris
Försäljningspris skrivs in manuellt och är det pris man önskar för denna
artikel.
Knappen [Prisalternativ]
Här ges möjlighet att utöver ett givet standardpris ha exempelvis stafflade
priser beroende av mängd etc.
Utbildning och Dialog krävs för att tillfredsställa era behov och krav.
Kontakta Kundsupport innan du börjar uppdatering!
Konteringsgrupp
Begreppet ger en möjlighet att dela in alla artiklar i olika grupper för
försäljningsstatistik.
Konteringsgrupper läggs upp i Registervård
OLF – Redigera – Konteringsgrupp och kan därefter hämtas med valknappen [F4] i fältet.
Vid upplägg av Konteringsgrupp väljer du också vilket försäljningskonto som
artikeln skall konteras mot beroende av vilket land man säljer till.
Försäljningskonto, svenskt
Här anges det svenska försäljningskontot om man inte har någon export.
Momskod
Anger vilken momssats som gäller vid försäljning till olika länder.
Momskoder läggs upp i Registervård OLF –
Inställningar - Sida 3
Reklamskatt
Användes endast i Prosmart version för Grafisk Produktion.
Inköpskonto
Här anges det inköpskonto som artikeln
köps hem på, exempelvis 4010.
Lagerregister
Flik Planering
Planeringsparametrar
som i första hand används vid behovsberäkning.
Planeringsparametrar
som i första hand används vid behovsberäkning.
För en köpt artikel (K-artikel) kan samtliga värden redigeras här.
Om det gäller en egentillverkad artikel (F-artikel) kommer fyra av dessa värden
från tillhörande kalkyl.
Dessa värden är Årsförbrukning, Planeringstyp, Minsta orderkvantitet och Multipel.
Årsförbrukning
Hur många avser vi att tillverka eller köpa under ett år (endast
upplysning)
Planeringstyp
Värdet hämtas från urvalslistan.
Defaultvärdet är 2 som anger att
artikeln skall Nettobehovsberäknas.
1 betyder att den skall Bruttobehovsberäknas.
Beställningspunkt
Beställningspunkt sätts på av er valda artiklar för att anskaffa ett nytt
parti när saldot nått en viss nivå(beställningspunkten)
Om värdet är noll betyder detta att artikeln skall behovsberäknas enligt Planeringstyp.
Önskar man att anskaffningsförslagen skall beräknas mot beställningspunkt,
skriv beställningspunktkvantiteten här.
Alltså om här står ett värde större än noll beräknas anskaffningsförslag mot
beställningspunkt och planeringstyp ignoreras.
Spärr, best.punkt
Betyder att man vill spärra beställningspunkten.
I Prosmart finns funktioner som räknar om beställningspunkten i vissa
situationer.
Vill man inte att detta skall ske för en viss artikel väljer man in J i detta fält.
Min. orderkvantitet
Om anskaffningsbehov uppstår vid behovsberäkning kommer förslaget att vara
minst denna kvantitet.
Multipel
Anskaffningsförslaget kommer alltid att vara en multipel av denna kvantitet
(t ex en förpackningsstorlek).
Säkerhetsnivå
Används vid Nettobehovsberäkning och anger den lägsta kvantitet som skall
tillåtas.
Anskaffningsförslag kommer att läggas så att man aldrig underskrider denna
nivå.
Kan alltså ses som en säkerhetskvantitet som skall ta upp oförutsedda behov
inom ledtiden.
Utgår artikeln ur sortimentet har du alltså en stor inkuransrisk som måste
bevakas.
Tidsfönster
Detta är ytterligare en partiformningsregel som används vid Nettobehovsberäkningen.
Anta att vi har ett Tidsfönster på
10 dagar.
När Nettobehovsberäkningen upptäcker ett tillverkningsbehov dag X tittar den
framåt 10 arbetsdagar för att se om det finns ytterligare behov.
Om så är fallet adderas dessa och läggs på dag X.
På denna kvantitet appliceras sedan Min.
orderkvantitet och Multipel av
kvantitet.
Framförhållning
Alla behov av en artikel räknas fram till den dag du behöver dom.
Här kan du sätta framförhållning för artikeln så att den beräknas x dagar
tidigare.
Veckobeh
Anges i arbetsdagar.
Detta är ett specialfall av Tidsfönster
där behov som infaller inom samma vecka adderas
och läggs på dagen för det tidigaste behovet inom veckan.
OBS!
Tidfönster och Veckobehov kan inte kombineras.
Ledtid
Den tid tar att fylla lagret till angiven Säkerhetsnivå om detta är en av
oss tillverkad produkt.
För inköpsartiklar är detta fält den ledtid som huvudleverantören har för den
här artikeln.
Exempel på hur vi kan använda Minsta
orderstorlek, Multipel, Säkerhetsnivå och Ledtid.
· Vi har satt Säkerhetsnivå till att vara 200 för en artikel vi säljer.
· Minsta orderkvantitet är satt till 100.
· Multipel är satt till 50.
· För tillfället har 280 i lager.
· Ledtiden är 10 dagar.
1. Om vi
säljer 80 kan vi leverera dem omgående.
Eftersom vi har nått ner till 200 som antal kommer vi vid nettobehovsberäkning
att få ett förslag som säger tillverka 100 för att kunna ha dem klara om 10
dagar.
2. Om vi
säljer 200 kan vi leverera dem omgående.
Eftersom vi har nått ner under 200 som antal (80 närmare bestämt) kommer vi vid
nettobehovsberäkning
att få ett förslag som säger tillverka 150 för att kunna ha dem klara om 10
dagar.
Varför 150 när vi saknade 120 till säkerhetsnivån efter utleverans?
Förslaget 150 får vi av att Minsta orderkvantitet är 100 och Multipel är 50.
Det slutgiltiga antalet i tillverkningsordern sätter vi själva.
3. Om vi istället får en beställning på 300 ger nettobehovsberäkning oss ett förslag på;
a. 20 (280-300) för att klara vår kundorder
b. men minsta orderkvantitet föreslår att vi aldrig ska tillverka färre än 100
c. och vi ska fylla på till nivån för säkerhetslagret som är 200.
d. Dessutom har vi i exemplet en multipel som säger 50.
e. Detta ger oss inte behovet för vår kundorder (20),
f. inte vårt säkerhetslager (200),
g. inte säkerhetslager plus kundorder (220)
h. men ett antal på vår tillverkningsorder som kommer att vara 250
I praktiken
kan vi självfallet välja att göra en delleverans på 280 för att sedan göra en
slutleverans på resterande 20,
eller annan valfri fördelning av delleverans respektive slutleverans.
Lagerregister
Flik Språk
Tullnummer
Används på en variant av fakturautskrifter (SV38)
Språk
Detta är det ursprungliga sättet att införa artiklars benämning på annat
språk än svenska.
Idag finns ett bättre sätt enligt nedanstående tabell.
Språk x
Språk 2 = engelska och Språk 3 = tyska.
Benämning för språk x
Här skrivs artikelns benämning på aktuellt språk.
Denna benämning används vid utskrift av externa dokument såsom
Offert, Ordererkännande, Följesedel, Faktura och Inköpsorder.
Detta är
ett mera flexibelt sätt att få in utländsk benämning men även enhet.
Här går också att lägga in flera språk.
Kolumn Språkval
Välj in önskat språk.
Språket måste finnas i en central språktabell för att kunna användas här.
Som standard finns, förutom svenska, engelska och tyska.
Önskas ytterligare språk rådfråga Kundsupporten.
Kolumn Utländsk benämning 1
Benämning 1 (max 45 tecken).
Kolumn Utländsk benämning 2
Benämning 2 (max 45 tecken).
Kolumn Enhet
Skriv här hur till exempel ST eller KG skrivs på det aktuella språket.
Lagerregister
Flik Övrigt
Vid vissa specialanpassningar av Prosmart innehåller denna flik
flera fält och knappar.
Varukod
Bakom detta fält finns en tabell över de varukoder som är aktuella för ert
företag.
Denna underhålls i registervården.
Varukoden används vid rapportering av intrastat.
Nettovikt
Varans vikt för användning vid intrastatrapporteringen.
Extra Idnr
Detta kan ses som ett andra
artikelnummer på aktuell artikel.
Exempel på användning är om man vill märka sin produkter med ett EAN-nummer.
Både artikl- och EAN-nummer kansedan användas vi utskrift.
Artikeln är också sökbar på sitt EAN-nummer.
· BORTTAGEN ARTIKEL = När man tar bort en artikel
· FAKT.KVANTITET = Används ej längre
· INKÖP TILL LAGER = När man köper in till lagret
· INVENTERING = Inventerad artikel
· KREDITERAT = Krediterad vid faktura (används ej längre)
· KREDIT T. LAGER = Krediterad vid faktura
· LEVERANS UR LAGER = Vanlig leverans ur lager
· MINSKAD I ÅTERST = Minskad vid återställning faktura
· NY ARTIKEL = Ny artikel
· ÖKAD VIA AVBOKN = Ökad vid TO
· ÖVERFÖRT T. LAGER = Vid överför för att fylla upp lager
·
PRISÄNDRING
= Prisändring
Orderregistrering
Flik Huvud 1
Registrera/Ändra
order är en av de menybilder som
används mest i systemet.
För att det skall gå snabbt och smidigt att registrera en order är det därför
viktigt att
alla bakomliggande register med
uppgifter är korrekta.
Ordernummer
Ordernumret kommer upp i fältet när du sparar första gången, antingen när
du fyllt i Huvud 1 och sparat eller
flyttar dig till fliken Rader 3.
Ordernumret skall alltså inte skrivas in utan erhålls från en räknare som
uppdateras i Registervård OLF-
Inställningar – Sida 2 (Order).
Ordervärde
Varefter som orderrader registreras och sparas uppräknas ordervärdet.
När ordern är färdigregistrerad ser du totala ordervärdet i både svenska kronor
och kundens valuta.
Orderbekräftelse
När orderbekräftelsen registrerats och skrivits ut uppdateras fältet med
ett J.
Del/Slutlev
Varefter som leverans av orderrader sker uppdateras fältet med ett
D=Delleverans och S=Slutleverans.
Del/Slutfakt
Varefter som fakturering sker uppdateras fältet med D=Delfakturerat och
S=Slutfakturerat.
Proforma nummer
Om en PROFORMA-faktura skapats från ordern uppdateras fältet med
proformanummer.
Knappen Utskrift
Användes när du vill skriva ut ordern direkt.
Utskrift kan också göras från annan plats.
Där finns möjlighet att skriva ut till exempel alla ej utskrivna.
Offertnummer
Skrivs in automatiskt i fältet om du Skapar Order från Offert.
Sortimentskod
Kan väljas med knappen [F4].
Används till exempel för styrning av utskrifter om externa dokument med olika
layout.
Kan vara för olika kunder behövs eller om olika varumärken hanteras i samma
företag.
Resultatenhet
Används vid kontering av ordens orderrader och överrider Resultatenhet som
satts på artikeln i Lager.
(Öppnas med SV81).
Reg. datum
Skrivs automatiskt in i fältet med dagens datum.
Kan ändras. Använd funktionstangent [F4]
för att öppna en kalender.
Tips för fönster med kalender!
[Pil upp] och [Pil ner] för att
flytta dig mellan veckorna, [högerpil]
och [vänsterpil] mellan dagarna.
Använd [PgUp] och [PgDn] för att hoppa en månad fram
eller tillbaka i den kalender som kommer fram.
Om du vill stega ett år framtå eller bakåt använd [Ctrl] + [PgUp] och [Ctrl] + [PgDn].
Best. datum
Är kundens beställningsdatum som skrivs in här (om det finns).
Godsmärke
Här kan du skriva in orderns godsmärke d.v.s. det som kunden vill skall
skrivas ut på Följesedel/Packsedel.
Detta överförs till varje rad på ordern.
Best. nummer
Här skriver du in kundens beställningsnummer.
Observera att det sedan blir sökbart.
Man hittar med andra ord ordern lätt via kundens beställningsnummer.
Ordertyp
En order kan ges olika Ordertyp:
Blank
Vanlig normal order
BOF
Blockorder, fakturerbar
BON
Blockorder, normal
M
Massorder
S
Snabborder
PUH
Personaluthyrning
Blockorder läggs upp om leveranser
skall ske med avrop under en längre tid till exempel vecko- eller
månadsleveranser.
Massorder används om samma order skall
levereras till flera kunder.
Kontakta Kundsupporten om du har behov av detta.
Snabborder ger möjlighet att snabbt
registrera en order och snabbt få ut Tillverkningsorder.
Speciellt lämpat för service- eller reparationsarbete.
Avropsorder
Markering att detta är en avropsorder. Användes i samband med Blockorder.
Se ovan.
När du
väljer KUND med valknappen, [F4]
eller skriver Kundnummer i fältet och sedan
trycker [ENTER] kommer alla
uppgifter automatiskt in i fälten med de uppgifter om kunden
som du registrerat i Kundregistret.
Även uppgift om Huvudkund/fakturamärkning.
Några uppgifter går här att ändra på den enskilda ordern
Er referens
Sök upp aktuell referens med knappen eller [F4].
Spara via [F2].
Standardreferensen i Kundregistret
ändras inte.
Vår referens
Sök upp aktuell referens med knappen eller [F4].
Spara via [F2].
Standardreferensen i Kundregistret
ändras inte.
Även
LEVERANSADRESS kommer automatiskt in i fälten från de uppgifter om kunden som
du registrerat i Kundregistret
Även uppgifter om Kundkategori, Säljarid, Landkod, VAT-nr, Språkval och
Prismall (Se definitioner i Kundregistret).
Några uppgifter går här att ändra (tillfälligt) på ordern
Leveransadress kan bytas om du har flera upplagda på kunden via valknappen i Kundnamn eller [F4].
Säljar
id kan bytas via funktionstangent [F4].
Språkval
kan bytas via [F4]
Prismall
kan bytas via [F4]
Orderregistrering
Flik Huvud 2
När du fortsätter
till Huvud 2 i ordern kommer
ytterligare uppgifter automatiskt in i fälten
med de uppgifter om kunden som du registrerat i Kundregistret.
Uppgifterna är normalt dina standardvärden/default för kunden och behöver inte
ändras.
Se definitioner i Kundregistret.
Har du trots allt behov att ändra kan du göra det här på ordern via
valknapparna i fälten!
Valutaval
Kan ändras för denna order.
Bör undvikas!
Lev.dag
Skriver du in en Lev.dag här får alla orderrader den leveransdagen.
Kan ändras för den enskilda orderraden.
Tips för fönster med kalender!
[Pil upp] och [Pil ner] för att
flytta dig mellan veckorna, [högerpil]
och [vänsterpil] mellan dagarna.
Använd [PgUp] och [PgDn] för att hoppa en månad fram
eller tillbaka i den kalender som kommer fram.
Om du vill stega ett år framtå eller bakåt använd [Ctrl] + [PgUp] och [Ctrl] + [PgDn].
Frastext
Kan väljas med knappen och du kan också redigera frastexten direkt här
genom knappen [Redigera frastext].
Det finns möjlighet att i Registervården välja en frastext som automatiskt
skrivs in.
Fritext
Kan skrivas här och gäller då hela ordern/alla orderrader.
Skrivs ut efter raderna på Orderdokumentet.
Fritext kan även skrivas på orderrad.
Projekt Id
Du kan ge ordern ett samlingsbegrepp – Projektidentitet.
Knappen [Uppdatera Ny lev.dag]
Om du av någon anledning behöver ge kunden en ny leveransdag, så skriver du
in och uppdaterar den här.
Glöm därefter inte att skicka en ny
Orderbekräftelse till kunden.
Både ursprunglig Levdag och Ny Levdag sparas för statistik.
Orderregistrering
Flik Rader 3
I fliken
Rader 3 lägger du in alla dina orderrader som sedan skrivs ut på Orderdokument
etc.
Här fyller du i alla värden som sedan har betydelse för orderns hantering, prissättning,
planering, leverans, fakturering etc.
Kolumn Rad
Anger orderradens nummer.
Detta är en numrering som systemet gör för att ordna orderraderna.
Kolumn Artikelnummer
Här söker du upp artikelns nummer genom att klicka på ledtexten
Artikelnummer>> eller skriva artikelnumret.
Du kan också skriva in valfritt artikelnummer, exempelvis SPECIALARTIKEL i
klartext även om den inte finns registrerad i Lager.
I detta fall får du själv fortsätta att skriva Benämning, Antal, Enhet etc.
Du får då också en varning Finns ej i
Lager. Svara OK och gå vidare.
Kolumn Benämning
När artikeln finns registrerad i Lager kommer alla värden in automatiskt
från Lagerregistret.
Om den inte finns får du skriva i klartext här.
Kolumn Antal
Antal har oftast defaultvärde EN.
Skrivs 1,0000, alltså med fyra
decimaler.
Detta är genomgående i alla registreringsbilder som innehåller Antal.
Detta för att klara av enhet i kilogram, ton, liter, kubikmeter etc.
Vid utskrift kan detta omformas till exempel för styck.
Är antalet 100 styck skriver du alltså 100 här och får upp fyra decimaler som i
bilden ovan.
Kolumn Enhet
Är den sort i vilken du hanterar artikel såsom styck, liter, meter, gross,
dussin etc.
Enhet läggs upp på artikeln i Lagerregistret och kommer automatiskt med till
detta fält.
Kolumn Prismall
Här kommer numret in för den Prismall som du sagt att Kunden skall handla
efter.
Har du flera Prismallar och vill ändra ordern.
Klicka på Prismall>> och välj
i valtabellen via [F4].
Spara med funktionstangent [F2].
Vid upplägg av Prismall rekommenderar vi dialog med vår Support.
När du
fyllt i en orderrad och går vidare med [TAB]
eller [ENTER]
uppdateras fälten med de värden som angetts i tidigare register.
Pris i SEK
Försäljningspriset hämtas från önskad Prislista via vald Prismall eller
skrivs in om det saknas.
Rabatt i %
Rabatten här är den rabatt som ges för orderraden.
Kan komma från Prismall eller Kundregister.
Kan ändras för denna orderrad.
Lev. dag (ÅÅVVD)
Lev. dag måste alltid skrivas in om den inte kommer från Huvud 2.
Använd alltid Datumval via [F4] och programmet ger dig rätt
format!
Artikelstatus
Artikelstatus kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Inköpspris
Om artikeln är köpt (Artikelstatus = K) visas här inköpspris som rubriken
säger.
Är artikeln istället egentillverkad (Artikelstatus = A eller F) visa
tillverkningskostnad exklusive MO.
Momskod
Momskod kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Kont.grupp
Konteringsgrupp kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Konto
Konto kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret eller styrs av Kont.grupp.
Ritnr
Ritningsnummer kommer från Kalkylen för den tillverkade artikel (A,F)
Rev.nr
Revisionsnummer kommer från Kalkylen för den tillverkade artikel (A,F)
Vikt/enh(kg)
Används bl.a. vid frakthantering.
Kommer från Lagerregistret eller skrivs in.
Vikt tot
Totala vikten för denna orderrad.
Tullnummer
Används bl.a. vid frakthantering.
Kommer från Lagerregistret eller skrivs in.
Godsmärke
Kundens önskade godsmärke för specifik orderrad.
Kommer från Huvud 1 eller skrivs in.
Knappen Radera raden
Raderar aktuell orderrad.
Observera att [shift]+[F2] inte fungerar här!
När du
fyllt i en orderrad och går vidare med [TAB]
eller [ENTER]
uppdateras fälten med de värden som angetts i tidigare register.
Relation till posnr
Används i specialversion.
Total för raden
Här summeras totalt belopp för orderraden.
Tillverkningsstatus
Tillverkningsstatus används vid Behovsberäkningen för att skapa
Tillverkningsorder och Inköpsförslag.
Vid registrering av orderrad skall värdet vara 2 för att inte kommande
behovsberäkning skall hoppa över detta behov.
Det är lämpligt att sätta parameter i Registervård
OLF – Inställningar så att 2 skrivs in automatiskt.
Från Blockordernr
Om detta är en avropsorder står här Ordernumret på den Blockorder varifrån
avropet gjorts.
Kvar att avropa
Systemet håller reda på det antal som finns kvar att avropa.
Det är inte alltid som kunden gör det!
Utlev dag
När utleverans skett från denna orderrad så anges senaste leveransdatum
här.
Ordern sparas tills ni själva tar bort den.
Anm1-5
Dessa anmärkningsrader användes flitigt för att skriva in noteringar i
ordern innan vi hade Fritexthantering.
Anmärkningsraderna användes fortfarande idag och tas därför inte bort från
registreringsbilden.
Raderna skrivs ut tillsammans med raden på Ordererkännande, Följesedel och
Faktura på samma sätt som Fritext.
Status
Statustext
Dessa två fält har idag ingen funktion i Prosmart.
Kan användas på valfritt sätt.
Ex.ID
Artikeln kan ha ett extra ID-begrepp som är upplagt i Lagerregistret.
Ext.Lager
Om artikeln finns i ett externt Lager väljer man här från vilket Lager
artikeln skall tas.
Disp.Saldo
Här visas totalt disponibelt saldo.
Knappen [Lagerprofil]
Klicka på knappen så kommer du direkt till artikelns lagerprofil och kan se
saldo, reservationer etc.
Knappen [Fritext över}
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar över orderraden i
orderutskriften.
Följer även med till Följesedel och Faktura.
Knappen [Fritext under]
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar under orderraden i
orderutskriften.
Följer även med till Följesedel och Faktura.
Knappen [TO enskild]
Med knappen skapar du en Tillverkningsorder för aktuell artikel.
Tillverkningsorder för eventuella underliggande artiklar skapas inte.
Funktionen är identisk med Skapa enskilt
T-order från kalkyl i Produktionsmodulen.
Knappen [TO Struktur]
Med knappen skapar du Tillverkningsorder och eventuella Inköpsförslag för
orderartikeln samt alla dess ingående artiklar.
Funktionen är identisk med Registrera
T-order ur produktstruktur i Produktionsmodulen.
Levererad kvant
När leverans skett uppdateras fältet med verkligt utlevererat antal.
Här kan man alltså alltid se hur många som levererats hittills.
Färgmarkeringar
med grönt
Bredvid de svaga markeringarna IO, TO, KP samt knappen [Dokument] finns ett litet fält som lyser grönt om …
IO
Inköpsorder är skapad
TO
Tillverkningsorder är skapad
KP
Körplan är skapad med artikeln
Dokument
Ett eller flera digitala dokument är knutna till orderraden/artikeln.
Fritext
Fritext finns sparad Över eller Under – eller Över+Under.
Om någon
av knapparna IO, TO eller KP lyser grönt kan du gå vidare via knappen och i
detalj studera respektive order eller körplan.
Offertregistrering
Flik Huvud 1
Registrera/Ändra offert är en väl fungerande rutin för
de användare som har definierade artiklar och produkter som kan beskrivas på en
offertrad.
För att det skall gå snabbt och smidigt att utarbeta en offert är det därför
viktigt att all bakomliggande register med uppgifter är korrekta.
Offertrutinerna är i mycket lika orderrutinerna.
Offerten kan dock smyckas ut med texter mm samt ett säljande offertdokument.
Offertnummer
Offertnumret kommer upp i fältet när du sparar första gången – antingen när
du fyllt i Huvud 1 och sparat eller
växlar till offertrad.
Offertnumret skall alltså inte skrivas in utan erhålls från en räknare som
uppdateras i Registervård OLF-
Inställningar – Sid 2(Offert).
Knappen [Utskrift]
Användes när du vill skriva ut offerten.
Offertdatum
Det datum offerten utarbetas, utskriftsdatum.
Offerten gäller till(ÅÅ-MM-DD)
Giltighetsdatum för offerten, offerten gäller till och med.
Förfrågannr
Om det finns en dokumenterad förfrågan från kunden anges dess identitet
här.
Sortimentskod
Kan väljas med valknappen eller funktionstangent [F4].
Används till exempel för styrning av utskrifter om externa dokument med olika
layout för olika kunder behövs.
Offertkalkyl
Om en offertkalkyl är utarbetad i Registrera/Ändra
Kalkyl så har man redan där registrerat Förfrågannr.
Dessa uppgifter samt beräknade offertrader kommer med över till offerten.
Rutan markeras alltså med ett J när den är skapad från Kalkylens Offertkalkyl.
(Se Offertkalkyl)
När du
väljer KUND med valknappen eller skriver Kundnummer i fältet och sedan trycker [ENTER],
kommer alla uppgifter automatiskt in i fälten med de uppgifter om kunden som du
registrerat i Kundregistret.
Även uppgift om Huvudkund/fakturamärkning.
Finns inte
uppgifterna kan du skriva in uppgifterna direkt i registreringsbilden.
Observera att det inte är mera arbete att lägga in uppgifterna i Kundregistret och
till exempel namnge kunden till Kundkategori id = Prospect tills du erhållit
ordern.
Några
uppgifter går här att ändra för den enskilda ordern
Er referens
Sök upp aktuell referens med valknappen eller [F4].
Spara med [F2], standardreferensen i
kundregistret ändras inte.
LEVERANSADRESS
kommer automatiskt in i fälten med de uppgifter om kunden som du registrerat i kundregistret.
Även uppgifter om Kundkategori, Säljarid, Landkod, VAT-nr, Språkval och
Prismall, se definitioner i kundregistret.
Finns inte
uppgifterna kan du skriva in uppgifterna direkt i registreringsbilden.
OBS! bara att det inte är mera arbete att lägga in uppgifterna I Kundregistret
och till exempel
namnge kunden till Kundkategori id = Prospect tills du erhållit ordern.
Några uppgifter går här att ändra (tillfälligt) på ordern
Leveransadress
Kan bytas om du har flera upplagda på kunden.
Använd valknappen eller [F4]i
Kundnamn.
Säljar
id
Kan bytas via [F4].
Språkval
Kan bytas via [F4].
Prismall
Kan bytas via [F4].
Offertregistrering
Flik Huvud 2
När du
fortsätter till Huvud 2 i Offerten
kommer ytterligare uppgifter automatiskt in i fälten med de uppgifter om kunden
som du registrerat i Kundregistret.
Uppgifterna
är normalt dina standardvärden/default för kunden och behöver inte ändras, se
definitioner i Kundregistret.
Har du trots allt behov att ändra kan du göra det här på ordern, använd
valknapparna eller [F4] i fälten!
Valutaval
Hämtas från Kundregistret och skrivs in i Offerten.
Frastext
Kan väljas med valknappen eller [F4]
och du kan också redigera frastexten direkt här genom knappen [Redigera frastext].
Det finns möjlighet att i Registervården välja en frastext som automatiskt
skrivs in.
Fritext
Kan skrivas här och gäller då hela ordern/alla orderrader.
Skrivs ut efter raderna på Offertdokumentet.
Fritext kan även skrivas på raderna.
Dokument
Om du behöver knyta något digitalt dokument till offerten kan du göra det
här.
Du kanske till exempel har erhållit en ritningsfil.
Transportsätt
Ytterligare en uppgift som automatiskt hämtas från Kundregistret.
Kan ändras med valknappen.
Leveransvillkor
Ytterligare en uppgift som automatiskt hämtas från Kundregistret.
Kan ändras med valknappen.
Lev.dag
Här skriver du in en Lev.dag.
Använd valknappen eller tryck funktionstangent [F4].
Önskar du att alla offertrader får samma Lev.dag, tryck på Kopieraknappen.
Projekt Id
Du kan ge ordern ett samlingsbegrepp, Projektidentitet.
Betalningsvillkor
Uppgifter från Kundregistret.
Kan ändras med valknappen.
5 fria textfält
Detta är en kvarleva som fortfarande använd av några.
Använd hellre Fritext!
Dessa rader skrivs ut på i huvudet på Offerten.
Offertregistrering
Flik Rader
I fliken
Rader lägger du in alla dina offertrader som sedan skrivs ut på Offertdokument
etc.
Här fyller
du i alla värden som sedan har betydelse för offertens hantering, prissättning
etc.
Kolumn Rad
Anger offertradens nummer – Detta är en numrering som systemet gör för att
ordna orderraderna.
Kolumn Artikelnummer
Här söker du upp artikelns nummer genom att klicka på ledtexten Artikelnummer>> eller skriva
artikelnumret.
Du kan också skriva in valfritt artikelnummer, exempelvis SPECIALARTIKEL i
klartext även om den inte finns registrerad i Lager.
I detta fall får du själv fortsätta att skriva Benämning, Antal, Enhet etc.
Du får då också en varning Finns ej i
Lager, svara OK och gå vidare.
Kolumn Benämning
När artikeln finns registrerad i Lager kommer alla värden in automatiskt
som du angett i Lagerregistret.
Om den inte finns får du skriva i klartext här.
Kolumn Antal
Antal har oftast defaultvärde EN – Skrivs 1,0000 – alltså med fyra
decimaler.
Detta är genomgående i alla registreringsbilder som innehåller Antal.
Detta för att klara av enhet i TON, KG, LITER etc.
Vid utskrift kan detta omformas till exempel för STYCK.
Är antalet 100 Styck skriver du alltså 100 här – och får upp fyra decimaler som
i bilden ovan.
Kolumn Enhet
Är den sort i vilken du hanterar artikel – Styck, Liter, Meter, Gross,
Dussin etc.
Enhet läggs upp på artikeln i Lagerregistret och kommer automatiskt med till
detta fält.
Finns den inte registrerad får du skriva i klartext här.
Kolumn Prismall
Här kommer numret in för den Prismall som du sagt att Kunden skall handla
efter.
Har du flera Prismallar och vill ändra i ordern, klicka på Prismall>> och välj i valtabellen, Spara.
Vid upplägg av Prismall krävs dialog med Kundsupport.
När du
fyllt i en orderrad och går vidare med [TAB]
eller [ENTER] uppdateras fälten med
de värden som angetts i tidigare register.
Pris i SEK:
Försäljningspriset hämtas från önskad Prislista via vald Prismall eller
skriver du in det om det saknas.
Rabatt i %:
Rabatten här är den rabatt som ges för orderraden.
Kan komma från Prismall eller Kundregister.
Kan ändras för denna orderrad.
Lev.dag(ÅÅVVD)
Lev.dag måste alltid skrivas in om den inte kommer från Huvud 2.
Använd alltid Datumval via [F4]!
[PgUp] och [PgDn] för att hoppa mellan månader,
[Ctrl]+[PgUp] eller [Ctrl]+[PgDn] för att hoppa mellan år
Artikelstatus
Artikelstatus kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Vikt/enh(kg)
Används bl.a. vid frakthantering.
Kommer från Lagerregistret eller skrivs in.
Tullnummer
Används bl.a. vid frakthantering.
Kommer från Lagerregistret eller skrivs in.
Anm 1-5:
Använd hellre fritext!
Offertkalkyl rad
Om detta fält är markerat med J betyder det att raden kommer från en
Offertkalkyl i artikels Kalkyl.
Ofta förekommer flera rader för samma artikelnummer men med olika antal.
Välj den offertkalky-rad som skall bli
orderrad(en rad/artikelnummer)
När du erhållit order baserat på offerten, kan du med en knapptryckning
skapa order från offert.
Du måste här i offerten ange vilken offertrad som gäller annars kommer alla
offertrader med över till order.
KnappenFritext över
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar över offertraden i
offertutskrifter.
Knappen Fritext under
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar under offertraden i
offertutskrifter.
Offertregistrering
Flik Offertstatus
Under fliken
Offertstatus kan man interimsregistrera alla förfrågningar genom att i ett
tidigt skede
ta ut Offertnummer och registrera alla förfrågningar om Offert för bevakning.
På detta sätt kan en Offertstock upprättas efterhand.
Förfrågannr
Kundens förfråganID registreras här samtidigt som ett offertnummer tas ut
och offerten registreras mot kund.
Svara senast
Välj datum med datumtabellen.
Genom detta skapas en bevakningsinformation.
Offertstatus
Här kan du välja att skriva en status på offerten.
R
Registrerad
U
Utskriven/Bevaka
G
Godkänd
A
Avslagen
T
Tiden är ute
Det finns nu möjlighet att bevaka till
exempel att man besvarar en registrerad förfrågan i tid eller att man får svar
innan giltighetsdatum.
Orsakskod
När resultatet av offerten blir känt, kan man här registrera orsakskod för
avslagna offerter.
Exempelvis Pris, Kvalitet, Lev.tid etc.
Text
Fältet är till för interna anteckningar och skrivs inte ut på några
dokument.
I Registrera/Ändra faktura kan en ny
faktura registreras eller en befintlig ändras.
Fakturanummer
Vid nyregistrering kommer Fakturanumret upp i fältet när du sparar första
gången antingen när du fyllt i Huvud 1
och sparat eller flyttar dig till fliken Rader.
Fakturanumret
skall alltså inte skrivas in utan erhålls från en räknare som uppdateras i Registervård OLF - Inställningar, fliken Sida 2,
ön av fält Faktura.
Vid
ändring av befintlig faktura söks den aktuella fakturan upp i detta fält.
Att betala
Varefter som fakturarader registreras och sparas räknas Att betala upp.
När fakturan är färdigregistrerad ser du totalt Att betala i svenska kronor inklusive moms.
Varuvärde
Samma som Att betala men
exklusive moms.
Frisläppt
När fakturan frisläppts visas F
i denna ruta.
Utskriven
J i denna ruta betyder att fakturan är utskriven.
Knappen Utskrift
Användes när du vill skriva ut fakturan direkt.
Utskrift kan också göras från annan plats.
Där finns möjlighet att skriva ut till exempel alla ej utskrivna.
Ordernummer
Skrivs in automatiskt i fältet om du via rutinen Skapar Fakturan från Order gör detsamma.
Sortimentskod
Kan väljas med knappen.
Används t.ex för styrning av utskrifter om externa dokument med olika layout
för olika kunder önskas.
Resultatenhet
Används vid kontering av fakturans rader och överrider Resultatenhet som
satts på artikeln i Lager.
(Öppnas med SV81).
Fakt. datum
Skrivs automatiskt in i fältet med dagens datum.
Kan ändras.
Förf. datum
Förfallodatum räknas ut med hjälp av hur många betalningsdagar kunden har,
anges i betalningsvillkor på kunden.
Kan ändras.
Best.datum
Detta är kundens beställningsdatum.
Kommer från order eller skrivs in.
Best.nummer
Detta är kundens beställningsnummer.
Kommer från order eller skrivs in.
Obs att det sedan blir sökbart.
Man hittar lätt ordern/faktura med hjälp av kundens beställningsnummer.
Godsmärke
Detta är kundens godsmärke det vill säga det som kunden vill skall skrivas
ut på Följesedel/Packsedel.
Kommer med från order eller kan skrivas in.
Detta överförs till varje nyregistrerad rad på fakturan.
När du
väljer KUND, med valknappen [F4] eller
skriver Kundnummer i fältet och
sedan trycker [ENTER], kommer alla
uppgifter automatiskt in i fälten med
de uppgifter om kunden som du registrerat i Kundregistret.
Även uppgift om Huvudkund och fakturamärkning.
Några uppgifter som Kundkategori, Säljarid, Landkod, VAT-nr, Språkval och
Prismall (se definitioner i Kundreg) går här att ändra tillfälligt på fakturan:
Er referens
Sök upp aktuell referens med knappen [F4].
Spara, [F2].
Standardreferensen i Kundregistret ändras inte.
Vår referens
Sök upp aktuell referens med knappen.
Spara.
Standardreferensen i Kundregistret ändras inte.
Även
LEVERANSADRESS kommer automatiskt in i fälten från de uppgifter om kunden som
du registrerat i Kundregistret.
Leveransadress kan bytas om du har
flera upplagda på kunden.
Använd valknappen [F4] i Kundnamn.
När du
fortsätter till Huvud 2 kommer
ytterligare värden automatiskt in i fälten
med de uppgifter om kunden som du registrerat i Kundregistret.
Uppgifterna
är normalt dina standardvärden/default för kunden och behöver oftast inte
ändras.
För definitioner
av respektive fält se mer information i Kundregistret.
Har du behov att ändra uppgifter för den enskilda fakturan kan du göra det här.
Använd valknapparna [F4] i fälten!
Valutaval
Kan ändras för denna order.
Bör undvikas!
Lev.dag
Skriver du in en Lev.dag här får alla raderna denna leveransdag.
Kan dock ändras på raden.
Frastext
Kan väljas med knappen och du kan också redigera
frastexten direkt här genom knappen [Redigera
frastext].
Det finns möjlighet att i Registervården välja en frastext som automatiskt
skrivs in.
Fritext
Kan skrivas här och gäller då hela fakturan.
Skrivs ut efter raderna på fakturan.
Fritext kan även skrivas per fakturarad.
Projekt Id
Du kan ge ordern ett samlingsbegrepp; Projektidentitet.
I
fliken Rader lägger du in alla dina
fakturarader som sedan skrivs ut på Fakturan etc.
Här fyller
du i alla värden som sedan har betydelse för fakturans hantering.
Kolumn Rad
Anger fakturaradens nummer.
Detta är en numrering som fås automatiskt.
Kolumn Artikelnummer
Här söker du upp artikelns nummer genom att klicka på ledtexten Artikelnummer>> eller skriva
artikelnumret.
Du kan också skriva in valfritt artikelnummer,
exempelvis SPECIALARTIKEL i klartext även om den inte finns registrerad i
Lager.
I detta fall får du själv fortsätta att skriva Benämning, Antal, Enhet etc.
Du får då också en varning Finns ej i
Lager.
Svara OK och gå vidare.
Kolumn Benämning
När artikeln finns registrerad i Lager kommer alla värden in automatiskt
från Lagerregistret.
Om den inte finns får du skriva i klartext här.
Kolumn Antal
Antal har oftast defaultvärde EN – Skrivs 1,0000 – med fyra decimaler.
Detta är genomgående i alla registreringsbilder som innehåller Antal.
Detta för att klara av enhet i TON, KG, LITER etc.
Vid utskrift kan detta omformas t.ex. för STYCK.
Är antalet 100 Styck skriver du 100 här och får upp fyra decimaler som i bilden
ovan.
Kolumn Enhet
Är den sort i vilken du hanterar artikel – Styck, Liter, Meter, Gross,
Dussin etc.
Enhet läggs upp på artikeln i Lagerregistret och kommer automatiskt med till
detta fält.
OBS! Max tre tecken.
Kolumn Prismall
Här kommer numret in för den Prismall som du valt att Kunden skall handla
efter.
Har du flera Prismallar och vill ändra i fakturan;
Klicka på Prismall>> och välj
i valtabellen.
Spara.
Vid upplägg av Prismall rekommenderar vi dialog med vår Support.
När du
fyllt i en fakturarad och går vidare med [TAB]
eller [ENTER] uppdateras fälten med
de värden som angetts i tidigare register.
Pris i SEK
Försäljningspriset hämtas från önskad Prislista via vald Prismall.
Det går även att skriva in om det saknas eller vi vill ändra för den enskilda
raden.
Rabatt i %
Rabatten är här den rabatt som ges för raden.
Kan komma från Prismall eller Kundregister.
Kan ändras för denna orderrad.
Lev.dag (ÅÅVVD)
Lev.dag måste alltid skrivas in om den inte kommer från fliken Huvud 2.
Använd alltid Datumval via [F4]!
Artikelstatus
Artikelstatus kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Inköpspris
Om artikeln är köpt (Artikelstatus = K) visas här inköpspris som rubriken
säger.
Är artikeln istället egentillverkad (Artikelstatus = A eller F) visa
tillverkningskostnad exkl. MO.
Momskod
Momskod kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Om artikeln inte finns i lagret väljs momskoden här.
Kont.grupp
Konteringsgrupp kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret.
Om artikeln inte finns i lagret väljs konteringsgruppen här.
Konto
Konto kommer från artikeluppgifter i Lagerregistret eller styrs av
Kont.grupp.
Om artikeln inte finns i lagret väljs konto här.
Ritnr
Ritningsnummer kommer från Kalkylen för den tillverkade artikel (A,F)
Rev.nr
Revisionsnummer kommer från Kalkylen för den tillverkade artikel (A,F)
Vikt/enh(kg)
Används bl.a. vid frakthantering. Kommer från Lagerregistret eller skrivs
in.
Vikt tot
Totala vikten för denna orderrad.
Tullnummer
Används bl.a. vid frakthantering.
Kommer från Lagerregistret eller skrivs in.
Godsmärke
Kundens önskade godsmärke för specifik orderrad.
Kommer från Huvud 1 eller skrivs in.
När du
fyllt i en fakturarad och går vidare med [TAB]
eller [ENTER]
uppdateras fälten med de värden som angetts i tidigare register.
Total för raden
Här summeras totalt belopp för raden.
Anm1-5
Dessa anmärkningsrader användes flitigt för att skriva in noteringar i
fakturaraden innan vi hade Fritexthantering.
Anmärkningsraderna användes fortfarande idag och tas därför inte bort från
registreringsbilden.
Raderna skrivs ut tillsammans med raden på Faktura på samma sätt som Fritext.
Knappen [Fritext över]
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar över orderraden i
orderutskriften.
Följer även med till Följesedel och Faktura.
Knappen [Fritext under]
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar under orderraden i
orderutskriften.
Följer även med till Följesedel och Faktura.
Färgmarkeringar med grönt
Fritext = Fritext finns sparad Över eller Under – eller Över+Under.
Om fakturan är skapad som samlingsfaktura fylls information om respektive order
automatiskt i.
Gäller, Ordernr, Orderrad, Orderdatum,
Er ref. och Best.nr.
Fakturanummer
Sök upp den faktura som skall ligga till grund för kreditfakturan.
Vid ändring av befintlig kreditfaktura söks den aktuella kreditfakturan upp i
detta fält.
Samtliga skuggade värden hämtas från ursprungsfakturan.
Vid tryck
på flik Kreditera rader fylls alla
rader från aktuell faktura i.
Skall hela
fakturan krediteras gå vidare till knappen [Skapa
kreditfaktura].
Det enda som kan ändras på raderna är det antal som skall krediteras.
Vid tryck på knappen [Skapa
kreditfaktura] skapas en kreditfaktura och
man kommer till en vy där redigering av kreditfakturan kan göras.
Här kan rader tas bort och läggas till.
Priser ändras o.s.v.
Vi samarbetar med Viaduct som hanterar överföringar mellan systemen. Självklart kan man få kundanpassningar även till andra EDI leverantörer.
Så här går det till.
EDI Planen är en slags prognos som även kan vara en Order. De behandlas som en order av t.ex. nettobehovsberäkning och profil, men kan uteslutas vid en netto körning. Man kan även köra in egna prognoser. (Meny val 3) vilka även de hanteras som leveransplan.
Tryck på sockerbiten i fönstret” Sökväg levplan”. Peka sedan på filen i fråga och välj. Tryck sedan på knapp Läs in EDI VIADUCT delins3. Filen med leveransplan läses med automatik in och rensar gamla planen. Alla nya poster på leveransplanen kan du se i gridden nedan.
Längst upp till höger hamnar de artiklar som systemet inte hittar artikelnummer till. Artikelnummret skall vara befintligt artikelnummer eller lagd korsreferens. (Korsreferens läggs in på menyval 2 EDI Korsreferens artiklar)
När vi ska leverera ut J markerar man med ENTER för att välja de rader som skall bli order och trycker sedan på knapp ”Gör order av markerade rader”.
Avisering.
Finns avisering skall du efter att ha levererat ut leveranserna trycka på knappen ”Fil avisering”. Systemet skapar då en fil som lägges i vald mapp. (Kontakta kundsupport för att välja mapp)
Invoice faktura.
Finns invoicefil skall du efter att ha Fakturerat trycka på knapp ”Fil Fakturering”. Systemet skapar då en fil som lägges i vald mapp. (Kontakta kundsupport för att välja mapp)
Vill du läsa in excel så väljer du en excelfil som är semikolonseparerad som läggs i en mapp. I sockerbiten i fönster ”Sökväg levplan Excel” väljer du sedan filen . Tryck sedan på knappen ”Läs in EDI från excel”. Filens utsende är Kundnr; Artikelnummer; Antal; Datum; Åtagande; KundsOrdernr; .
För att rensa en gammal plan från kunden väljer man en kund på knapp Kundnr. Tryck sedan på ”Rensa vald kund”.
Därefter körs den nya excelplanen in för kunden ifråga.
För att se vad som ligger i leveransplanen kan man använda EDI Rapport (Menyval 4)
Då detta är en komplex värld kontakta support för ytterliggare information